In den meisten Pflegeeinrichtungen fehlt eines an allen Ecken und Enden: Zeit. Ein effektives Zeitmanagement sollte deshalb das A und O in jeder Einrichtung sein. Dies betrifft natürlich auch Meetings, welche stets gut geplant und vorbereitet sein sollten. Wir geben Ihnen heute ein paar Tipps an die Hand, mit denen Sie ganz einfach die Meeting-Effizienz in Ihrem Hause steigern und mehr aus Ihren Meetings herausholen können. Wir hoffen, dass unser kleiner Meeting-Knigge Ihnen weiterhilft.
Notwendigkeit von Meetings
Meetings lassen sich nicht umgehen, sie sind notwendig. In Meetings besprechen wir mit unseren Mitarbeitern, was diese gerade bewegt, welche Ideen sie für die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes und Aufgabenfeldes haben und wo vielleicht der Schuh drückt bzw. wo man helfen kann. In Meetings werden Ziele festgelegt und Herausforderungen angegangen, um letztendlich als Team erfolgreich zu sein. Dennoch sollten Sie sich, bevor Sie ein Meeting aufsetzen, immer die Frage stellen: Braucht es genau dieses Meeting? Oder kann ich die Angelegenheit auch auf einem anderen Wege, z.B. via E-Mail oder Doodle-Umfrage, klären? Der Grundsatz hierbei lautet: Halten Sie so wenig Meetings wie möglich, also nur so viele wie nötig, ab!
Obligatorische Meeting-Eckdaten
Sollten Sie sich entschieden haben, zur anstehenden Thematik bzw. Problematik ein Meeting abzuhalten, gilt es nun, die folgenden Fragen zu beantworten:
- Wann soll das Meeting stattfinden?
- In welcher Form soll das Meeting durchgeführt werden?
- Wo findet das Meeting statt?
- Wer soll beim Meeting dabei sein?
Auf Basis dieser Eckdaten können Sie nun eine Einladung für das Meeting erstellen. Die allgemeine Empfehlung für die Durchführung von Meetings lautet: am zu Beginn einer Schicht, wenn alle Anwesenden noch gut erholt sind und nicht schon einen anstrengenden Arbeitstag hinter sich haben. Für die Fragen 2 und 3 ist es gerade heute – in Zeiten von Corona – wichtig, zu klären, ob das Meeting persönlich oder online, also per Videokonferenz, stattfinden soll. Im Falle eines Online-Meetings vergessen Sie nicht, den Link zum virtuellen Meetingraum (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams usw.) der Einladung hinzuzufügen.
Kein Meeting ohne Vorbereitung
Die Basis jedes erfolgreichen Meetings ist dessen gute Vorbereitung. Hier gilt: Kein Meeting ohne Agenda! Das Anfertigen einer Agenda lohnt sich immer – für alle Seiten. Sie lässt einen auf den Anlass und die Ziele des Meetings fokussieren. Selbst wenn man beim Erstellen der Agenda merkt, die Thematik ist zu klein, um ein überhaupt ein Meeting aufzusetzen, hat die Agenda bereits ihren Zweck erfüllt. Auf der Agenda werden in der Regel all die Themen gesammelt, die im Meeting nicht nur besprochen werden, sondern für die es am Ende des Treffens eine Lösung bzw. weitere Schritte geben sollte. Die Agenda wird am besten mit etwas Vorlaufzeit an alle Teilnehmer verschickt. So hat jeder Zeit, sich vorab in das Thema einzudenken und ggf. schon eigene Standpunkte und Fragen zu sammeln. Die Agenda dient auch dazu, sich während des Meetings immer wieder auf den eigentlichen Zweck der Zusammenkunft zurückzubesinnen. Dies ist nötig, um eine hohe Meeting-Effizienz zu garantieren.
Meetings richtig führen
Wichtig für produktive Meetings ist das Festlegen eines Moderators, der das Meeting leitet und durch die Agenda führt. In der Regel übernimmt dies die Person, die das Meeting einberufen hat. Sie können diese Verantwortung, vor allem bei sich wiederholenden Jour-fixe-Terminen, aber auch rotieren lassen. Glauben Sie den Experten: Meetings ohne Moderation enden oft im Chaos – man verliert sich in Details und kommt vom eigentlichen Ziel ab. Ein Meeting sollte deshalb einer Struktur bzw. einem festen Ablauf folgen, damit es letztendlich zum gewünschten Ziel führt.
Das sind die Aufgaben des Moderators: Er eröffnet das Meeting und begrüßt alle Teilnehmer und stellt gegebenenfalls kurz die Meetingregeln (Etiquette) vor. Am besten startet er mit einer Warm-up-Übung oder lässt alle Teilnehmer ihre Erwartung an das Meeting äußern. Das lockert die Stimmung auf und schafft Vertrauen. Der Moderator führt durch die Agenda, leitet von Redner zu Redner über, hat zudem die Rededauer im Auge, strukturiert gegebenes Feedback und unterbricht gegebenenfalls abschweifende Redner. Er leitet Brainstormings, bindet möglicherweise ein Flipchart mit ein oder arbeitet mit anderen kreativen Meeting-Tools. Er sorgt auf jeden Fall – im Sinne der Meeting-Effizienz – immer wieder für das Einhalten und Abhaken der gelisteten Agendapunkte. Am Ende des Treffens verabschiedet er alle Teilnehmer.
Wichtigkeit der Nachbereitung
Einen weiteren wichtigen Posten in Meetings hat der Protokollführer inne. Denn in Meetings Besprochenes sollte stets dokumentiert werden. Die sogenannten Meeting Minutes (Protokoll) bilden den Nährboden für Folgemeetings. In ihnen werden Ergebnisse, Entscheidungen, Aufgaben und nächste Schritte festgehalten – all das, worauf man sich bei späteren Treffen beziehen kann. Doch wie sieht so ein Meetingprotokoll aus? Hier finden Sie eine gute Vorlage. Die Rolle des Protokolleurs sollte nicht der Moderator übernehmen. Sie kann ebenfalls rotieren. So ist jeder einmal mit Protokollschreiben dran.
Wenn Sie diese Tipps für Meetings verinnerlichen und konsequent in Ihrem Hause umsetzen, wird sich die Meeting-Effizienz deutlich erhöhen. Agieren Sie als Vorbild in der Meetingführung, holen Sie Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema ab und zeigen Sie ihnen, was Sie alles gemeinsam als Team schaffen können.